Tratamiento contable del salario en especie

El registro de las remuneraciones en especie tiene la particularidad de que la empresa contabiliza como gasto el importe que corresponda (alquiler de un piso, utilización de un vehículo, primas de seguros, etc) y le permite al trabajador el uso del concepto en cuestión a cambio de la realización del trabajo en el empresa.

Es decir, del total de las retribuciones en nómina una parte se liquida en forma monetaria y otra corresponde a una liquidación en especie constituida por el uso de vivienda, vehículo etc.

Al registrar mensualmente el gasto salarial ya sea por aparición en la nómina o no, se debe incluir ese mismo gasto como gasto de personal, esto implica, un doble registro del mismo gasto: una vez por el concepto natural del gasto (alquiler del piso, uso de un coche, etc) y otro por el concepto de gasto de personal.

Con el objetivo de no duplicar el gasto y con la intención de cumplir el principio de no compensación, al mismo tiempo que se pierde información, debemos usar una cuenta de ingresos que anule uno de los gastos.

La cuenta prevista en el plan para cumplir este objetivo es la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal, que es una cuenta de ingresos que registrará el importe correspondiente a los gastos sociales con independencia de la operación que haya supuesto su contabilización.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa alquila un piso el día 1 de septiembre del año N para ceder el uso del mismo a uno de sus trabajadores. Paga ese mismo día a través de transferencia bancaria la cantidad de 600 euros. La cantidad del alquiler, considerada como salario en especie se le descuenta al trabajador en la nómina de septiembre del año N. Los demás datos que conforman la nómina del citado trabajador son los siguientes: Sueldos y salarios: 1.400 euros Cuota obrera de la Seguridad Social. 100 euros Retención Impuesto Renta Personas Físicas: 140 Contabiliza las operaciones que realizará la empresa en relación con el citado trabajador. SOLUCIÓN: Por la contabilización del pago del alquiler el 1 de septiembre del año N.  Nº FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER x 1-9-N 621 Arrendamientos y cánones Alquiler septiembre piso uso trabajador 600 x 1-9-N 472 H.P. Iva Soportado 21 % Alquiler septiembre piso uso trabajador 126 x 1-9-N 572 Bancos c/c Alquiler septiembre piso uso trabajador 726 Nota: no aplicamos la retención del 21 % al alquiler al tratarse de arrendamientos de viviendas por empresas para sus empleados Por la contabilización de la nómina: Nº FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER x 30-9-N 640 Sueldos y salarios Sueldo bruto septiembre 1.400 x 30-9-N 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores Retención cuota obrera de la seguridad social 100 x 30-9-N 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas Retención IRPF 140 x 30-9-N 755 Ingresos por servicios al personal Cesión de uso del piso al trabajador 600 x 30-9-N 572 Bancos c/c Transferencia bancaria importe líquido 560   Contabilizando de esta forma no se pierde información sobre el hecho de que es la empresa la que ha pagado el arrendamiento del piso que ha cedido en uso al trabajador y además la cuenta 755. Ingresos por servicios al personal compensa el doble gasto contabilizado, como alquiler y como gasto salarial en especie. Saludos cordiales Luis Manuel Sánchez

Contabilización de la nómina: desarrollo práctico. HOJA EXCEL (III)

PRÁCTICA DE CONTABILIZACIÓN DE UNA NÓMINA

Una de las labores de las personas dedicadas a la gestión de personal en las empresas, es comunicar al departamento de contabilidad el desglose de los diferentes conceptos e importes derivados de las nóminas, seguros sociales e impresos de Hacienda, a fin de que puedan contabilizarlos debidamente en las cuentas correspondientes.

Comenzamos con una nómina sencilla con los conceptos más habituales en la práctica diaria de la empresa.

Documentos usados para el asiento de la nómina

Los documentos en los que nos basaremos para realizar los asientos serán la nómina y su correspondiente TC1, en este caso unos supuestos correspondientes al mes de abril del año N: Figura 1: Seguros Sociales del mes de abril del año N Siendo la nómina del mes de abril la siguiente: Figura 2: Nómina de Abril año N

Fecha del asiento

Siguiendo el principio de devengo del Plan General Contable, por el cual los efectos de los hechos económicos se deben registrar cuando ocurran, con independencia de la fecha de pago o cobro, el asiento debe realizarse con fecha el último día del periodo de devengo de la nómina, en este caso, el 30 de abril del año N.

Hechos contables

Los diferentes hechos contables que se derivan de la nómina son:

• El gasto del salario del trabajador por el importe bruto de sus retribuciones.
• El gasto de Seguridad Social por las cotizaciones empresariales (cuota patronal), en ningún caso por las cotizaciones del trabajador.
• El nacimiento de la deuda con Hacienda, por la obligación de ingresar las retenciones a cuenta del IRPF.
• El nacimiento de la deuda con la Seguridad Social, por la obligación de ingresar las cotizaciones tanto de la empresa (cuota patronal) como las descontadas al trabajador (cuota obrera).
• El nacimiento de la deuda con el trabajador, por el líquido a percibir que hay que abonarle

En la práctica real, el contable no conocerá los seguros sociales de la empresa hasta el siguiente mes, pues, lo normal es que la empresa delegue en una asesoría laboral para el cálculo de los seguros sociales debido a lo complicado de éstos últimos. De esta forma lo normal sería contabilizar separadamente la nómina del mes de abril de los seguros sociales del mes de abril.

Contabilización separada:

Por una parte, el asiento por la nómina, con fecha 30 de abril (cogemos los datos de la nómina de la Figura 2):

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	30-4-N	640	Sueldos y salarios	Nómina de abril	1.200,00
x	30-4-N	476	Organismos de la Seguridad Social acreedores	Nómina de abril		88,90
x	30-4-N	4751	H.P. acreedora por retenciones practicadas	Nómina de abril		96,00
x	30-4-N	465	Remuneraciones pendientes de pago	Nómina de abril		1.015,10

Los importes serán:

• En la cuenta 640, los importes brutos de las retribuciones del trabajador (1.200 euros).
• En la cuenta 4751, el importe de las retenciones efectuadas al trabajador (96 euros.
• En la cuenta 476, el importe de las cotizaciones del trabajador (cuota obrera: 88,90 euros).
• En la cuenta 465, el importe del líquido a pagar al trabajador (1.015,10 euros).

Asiento por los Seguros Sociales (TC1):

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	30-4-N	642	Seguridad social a cargo de la empresa	Cuota patronal abril	432,60
x	30-4-N	476	Organismos de la Seguridad Social acreedores	Cuota patronal abril		432,60

Los importes serán:

• En la cuenta 642, el importe del gasto por las cotizaciones de la empresa a la Seguridad Social. En un caso sencillo como éste, podemos obtenerlo directamente como diferencia entre el total a ingresar del TC1 y las cotizaciones del trabajador. En otros casos, la obtención no es tan directa puesto que pueden intervenir otros factores. En cualquier caso, sería el importe de aplicar los diferentes tipos de cotización empresariales a las bases de los trabajadores.
• En la cuenta 476, el mismo importe, que representará, en este caso, la obligación de su ingreso en la Tesorería de la Seguridad Social.

Es en este momento, después de realizar los dos asientos, cuando la cuenta 476 reflejará un saldo por el importe a pagar del boletín de cotización TC1 (Figura 3), en este caso 521,50 € (432,60 + 88,90).

Contabilización conjunta

Si somos nosotros los encargados de gestionar todos los trámites de cálculo de seguros sociales y no confiamos los mismos a una asesoría, en el momento de la contabilización de la nómina tendríamos también los datos de los seguros sociales y el asiento podríamos hacerlo conjuntamente de la siguiente forma:

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	30-4-N	640	Sueldos y salarios	Nómina de abril	1.200,00
x	30-4-N	642	Seguridad social a cargo de la empresa	Nómina de abril	432,60
x	30-4-N	476	Organismos de la Seguridad Social acreedores	Nómina de abril (432,60 + 88,90)		521,50
x	30-4-N	4751	H.P. acreedora por retenciones practicadas	Nómina de abril		96,00
x	30-4-N	465	Remuneraciones pendientes de pago	Nómina de abril		1.015,10

Podemos darnos cuenta de que la contabilización conjunta o separada lleva, con más o menos anotaciones, a obtener los mismos saldos en las cuentas.

La razón para hacerlo de una forma u otra debe responder a las necesidades informativas y de claridad contable de cada empresa, siendo indiferente hacerlo por una manera u otra.

Asientos posteriores: Los asientos posteriores referidos a los distintos pagos derivados de la nómina serían los siguientes: Al pago de la nómina al trabajador:

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	30-4-N	465	Remuneraciones pendientes de pago	Pago nómina abril	1.015,10
x	30-4-N	572	Bancos c/c	Pago nómina abril		1.015,10

Al pago de los Seguros Sociales, normalmente, el último día del mes siguiente, en este caso el 31 de mayo:

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	31-5-N	476	Organismos de la Seguridad Social acreedores	Pago seguros sociales abril (TC1)	521,20
x	31-5-N	572	Bancos c/c	Pago seguros sociales abril (TC1)		521,20

 

Al ingreso de las retenciones mediante el modelo 111 (Figura 3), normalmente, el 20 de julio, fecha plazo última para la liquidación del segundo trimestre del año al que pertenece el mes de abril que estamos liquidando trimestre.

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	20-7-N	4751	H.P. acreedora por retenciones practicadas	Liquidación retenciones Modelo 111	96
x	20-7-N	572	Bancos c/c	Liquidación retenciones Modelo 111		96

Evidentemente, en una contabilidad real, este último asiento se realizará por el importe de las retenciones efectuadas por la empresa a sus trabajadores y a terceros durante todo el trimestre.

Los programas informáticos de gestión de nóminas suelen tener, por lo general, la posibilidad de mostrar algún tipo de informe resumen para la contabilización de las nóminas que nos facilitaría enormemente esta labor. Incluso hay paquetes software de gestión contable y de personal que cruzan sus datos para la contabilización automatizada de las nóminas.

Figura 4: Modelo 111 de liquidación de retenciones

Puedes descargar en el siguiente enlace una hoja de cálculo EXCEL que determina los costes de seguridad social de una nómina y realiza automáticamente el asiento contable de dicha nómina en función de los datos introducidos de todos los trabajadores. La hoja de cálculo es la misma de la primera entrada relativa a los gastos de personal pero ampliada con los costes salariales de la empresa y realiza el asiento contable conjunto de la nómina de todos los trabajadores. Todo ello con las bases y tipos actualizados al 2014.

Por supuesto es una idea básica. Cada uno de vosotros puede ampliarla y mejorarla con más conceptos y con más detalles.

MODELO DE NÓMINA EXCEL CONJUNTA

En la siguiente entrada abordaré la contabilización de una nómina en la que existan prestaciones por enfermedad común y accidente de trabajo o enfermedad profesional.

Saludos cordiales Luis Manuel Sánchez

Cómo contabilizar la nómina de la empresa (II)

MODELO DE NÓMINA EXCEL

CONTABILIDAD DE LAS RETRIBUCIONES AL PERSONAL

El contable deberá preparar los apuntes a partir de los siguientes soportes documentales:

• ­ Recibos de salarios,
• ­ Boletín de cotización a la Seguridad Social (modelo TC-1).

En ocasiones, es aconsejable elaborar, a partir de los recibos de salarios de todos los trabajadores, una nómina resumen global, ayudándose de una Hoja de Cálculo como Excel, detallada según el nivel exigido para obtener los datos necesarios para la contabilización.

MODELO DE RECIBO DE SALARIOS Figura 1: Modelo de recibo de salarios Ejemplo de boletín de cotización a la Seguridad Social (modelo TC-1)-SISTEMA RED Figura 2: Boletín de cotización TC1-Sistema Red de la Seguridad Social DEVENGO DE LA NÓMINA Al producirse el devengo se contabilizará:

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	30-xx-N	640	Sueldos y salarios	Sueldo bruto del mes	xxx
x	30-xx-N	641	Indemnizaciones	Indemnizaciones	xxx
x	30-xx-N	642	Seguridad social a cargo de la empresa	Cuota patronal (empresarial) de la seguridad social	xxx
x	30-xx-N	471	Organismos de la seguridad social deudores	En caso de que el empresario haya ejercido el pago delegado de bajas por incapacidad temporal (enfermedad común o accidente de trabajo)	xxx
x	30-xx-N	465	Remuneraciones pendientes de pago	Cantidad pendiente de pago al trabajador		xxx
x	30-xx-N	475	Organismos de la seguridad social acreedores	Cantidad que se debe a la Tesorería de la Seguridad Social (cuota obrera + cuota patronal)		xxx
x	30-xx-N	4751	H.P, acreedora por retenciones practicadas	Retención del IRPF al trabajador en función de sus circunstancias personales y familiares		xxx
x	30-xx-N	755	Ingresos por servicios al personal	Descuentos por el gasto previo de servicios al personal		xxx
x	30-xx-N	460	Anticipos de remuneraciones	Descuento de los anticipos entregados a los trabajadores		xxx
x	30-xx-N	544	Créditos a c/p al personal	Amortización de los préstamos concedidos a los trabajadores		xxx

  Tomando como modelo de recibo de salarios el que encontramos en la Figura 1, los importes se calcularían de la forma siguiente: (640) SUELDOS Y SALARIOS

 La cifra del gasto por estos conceptos se obtiene de las partidas A1, A2, A3, A4, A5 y C, las cuales reúnen el total de las percepciones de carácter salarial, las de carácter asistencial y acción social empresarial, las mejoras voluntarias de la acción protectora de la Seguridad Social y los productos en especie concedidos voluntariamente por la empresa.

Al valor de los productos en especie cuya retribución genera la obligación de realizar un ingreso a cuenta le añadiremos el importe de dicho ingreso.

En caso de que optemos por repercutir al trabajador el anteriormente citado ingreso a cuenta no añadiremos dicho ingreso a cuenta al valor de la retribución en especie, deduciéndosela a su vez del líquido a recibir.

(641) INDEMNIZACIONES

Incluyen todos los importes devengados en favor del personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio; es el resultado de la suma de las claves B1, B2 y B3 de la nómina.

 (642) SEGURIDAD SOCIAL A CARGO DE LA EMPRESA

Será el total a ingresar según TC1 (Figura 2), menos la cuota obrera, que la podemos obtener de la nómina del trabajador.

(465) REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO

Aconsejamos abonar a esta cuenta el total a pagar e irla cargando a partir de la documentación soporte de los pagos. Su importe coincidirá con el líquido total a percibir, señalado con la clave L del modelo de recibo de salarios de la Figura 1

(460/254/544) ANTICIPOS DE REMUNERACIONES Y CRÉDITOS AL PERSONAL

El importe correspondiente a estos conceptos es el señalado con la clave F del modelo de la Figura en el caso de los anticipos y en el caso de los créditos al personal con la clave H.

(4751) HACIENDA PÚBLICA ACREEDORA POR RETENCIONES PRACTICADAS

Es el señalado con la clave E, dentro de las deducciones, apartado Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. También deberíamos incluir, en su caso, los ingresos a cuenta que la empresa tiene que realizar cuando retribuye en especie.

(476) ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL ACREEDORES

Total a pagar del Modelo TC1 De la Figura 2. En el caso de la Figura 2, debido a bonificaciones y descuentos practicados sale a devolver.

(471) ORGANISMOS DE LA SEGURIDAD SOCIAL DEUDORES Serán los pagos delegados, es decir, cantidades satisfechas por la empresa al trabajador a cuenta del Instituto Nacional de la Seguridad Social para cubrir las siguientes situaciones:

• ­Incapacidad temporal por contingencias generales.
• ­Incapacidad temporal por accidente de trabajo o enfermedad profesional.
• ­ Desempleo parcial.

(755) INGRESOS POR SERVICIOS AL PERSONAL Ingresos por servicios o prestaciones en especie realizados por la empresa y que por lo tanto habrá que deducir del líquido a percibir de la nómina. Al producirse los pagos: A partir de los soportes documentales que la empresa utilice, según su sistema de organización, para contabilizar los pagos, se contabilizará: Por los pagos efectuados a los trabajadores:

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	465	Remuneraciones pendientes de pago	Pago de la deuda a los trabajadores	xxx
x	xxx	572	Bancos c/c	Pago de la deuda a los trabajadores		xxx

 Por el ingreso, en Hacienda, de las retenciones (Modelo 111): 

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	4751	H.P. acreedora por retenciones practicadas	Pago de la liquidación de las retenciones (Modelo 111)	xxx
x	xxx	572	Bancos c/c	Pago de la liquidación de las retenciones (Modelo 111)		xxx

  Por el pago a la Seguridad Social: 

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	476	Organismos de la Seguridad Social acreedores	Pago de los seguros sociales del mes (cuota patronal + cuota obrera)	xxx
x	xxx	572	Bancos c/c	Pago de los seguros sociales del mes (cuota patronal + cuota obrera)		xxx
x	xxx	471	Organismos de la seguridad social deudores	Descuento del pago delegado a cargo del empresario por situaciones de incapacidad temporal del trabajador		xxx

 (649) OTROS GASTOS SOCIALES

Gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntariamente por la empresa.

Se citan, a título indicativo, las subvenciones a economatos y comedores; sostenimiento de escuelas e instituciones de formación profesional; becas para estudio; primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc., excepto las cuotas de la Seguridad Social.

Se cargará por el importe de los gastos, con abono a cuentas de los grupos 5 o 7, según se paguen en efectivo o en mercaderías u otros productos.

Saludos cordiales

Luis Manuel Sánchez

Cómo contabilizar la nómina de la empresa (I)

Comienzo aquí una serie de entradas en el blog relativas a la contabilización de los gastos de personal. En esta primera entrada veremos aspectos generales y en las sucesivas se reflejarán todas los posibles casos que se pueden dar cuando tengamos que contabilizar la nómina de la empresa. En entradas sucesivas se tratarán situaciones especiales en la contabilización de los gastos de personal.

REGISTRO, SEGUIMIENTO Y CONTROL CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE PERSONAL

Del conjunto de actuaciones y relaciones de la empresa con sus trabajadores, vamos a analizar aquellas que represen­tan hechos contables y que, por tanto, la empresa debe re­gistrar y controlar a través de su contabilidad.

Estas operaciones son todas las relacionadas con las retri­buciones a los trabajadores, como el pago de las nóminas y las obligaciones que la empresa contrae con los organis­mos de la Seguridad Social y con la Hacienda Pública a con­secuencia de las mismas.

DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS OPERACIONES

Para la contabilización de estas operaciones, constituyen do­cumentos soporte los siguientes documentos y justificantes:

El recibo de salarios

El pago y la liquidación de los salarios y demás retribucio­nes a los trabajadores deben efectuarse con un justificante, es decir, mediante un recibo adecuado.

Existe un modelo oficial de carácter general para todas las empresas, aunque puede ser sustituido por otro diferente previa autorización de los organismos oficiales correspondientes, como son las Direcciones Provinciales del Ministerio de Trabajo, y los or­ganismos de Trabajo de las comunidades autónomas.

Los documentos soporte de la realización del pago a los tra­bajadores serán las copias de las nóminas o recibos de sa­larios, firmados por el trabajador si se paga en metálico, y los resguardos o justificantes de los cheques emitidos, o de las transferencias realizadas, si se paga por mediación de una entidad bancaria.

Boletines de cotización a la Seguridad Social

Como ya sabemos, las empresas que contratan a un trabajador están obligadas a pagar a la Seguridad Social unas determinadas cuotas con el fin de contribuir a la financiación de las prestaciones sociales. A su vez, los trabajadores también tienen que pagar sus cuotas correspondientes a organismo.

Sobre la empresa recae la obligación de retener del sueldo  de sus trabajadores las cuotas mensuales que éstos han de aportar a la Seguridad Social, e ingresarlas en las Administraciones de este organismo junto con las cuotas que son  cargo de la propia empresa.

Este ingreso debe realizarse con periodicidad mensual siendo el plazo para realizarlo durante todo el mes posterior al pago de las nóminas.

Éste se efectúa a través correspondiente boletín de cotización, modelo TC1  (desaparece como modelo físico en el año 2011; se realizan a partir de ese momento, telemáticamente,  por el SISTEMA RED),  que recoge la liquidación de los seguros sociales correspondientes a la empresa y a los trabajadores.

Junto con modelo se presenta el modelo TC2  (también desapareció en el año 2011 en soporte físico), que contiene la relación de los trabajadores de los trabajadores y sus datos salariales.

El ingreso se puede efectuar por mediación de una entidad bancaria o directamente en la Administración u organismo de la Seguridad Social que corresponda.

Pagos a cuenta del IRPF de los trabajadores

Las empresas están también obligadas a retener del sueldo de sus trabajadores los importes que éstos deben ingresar en la Administración tributaria, en concepto de pagos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, e ingresarlos por cuenta de éstos.

La empresa debe realizar el ingreso de estas retenciones con periodicidad trimestral, en los veinte primeros días los meses de abril, julio, octubre y enero, correspondientes cada uno de ellos a las retenciones practicadas en el trimestre natural anterior.

El ingreso se realiza mediante el correspondiente impreso oficial que la empresa debe completar, modelo 111, y puede efectuarse por mediación de entidad bancaria o directamente en la Agencia Tributaria Delegación de Hacienda, u organismo tributario de la comunidad autónoma que corresponda.

Las grandes empresas, con volumen de operaciones superior a seis millones de euros, deben realizar el ingreso de las retenciones a sus trabajadores mensualmente, en los primeros días de cada mes.

IDENTIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Vamos a identificar a continuación las cuentas básicas para el registro contable de estas operaciones en función de los  principales conceptos que intervienen en las mismas.

CUADRO DE CUENTAS

640. Sueldos y salarios.

641. Indemnizaciones.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa.

649. Otros gastos sociales.

Retribuciones al personal, cualquiera que sea la forma o el concepto por el que se satisfacen; cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa y los demás gastos de carácter social.

640. Sueldos y salarios

Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa. Entre los complementos al sueldo base podemos encontrar los siguientes:

• ­Personales: antigüedad, idiomas, títulos, etc.
• ­De puesto de trabajo: penosidad, toxicidad, peligrosidad, turnicidad, responsabilidad, nocturnidad, disponibilidad, etc.
• ­Por calidad o cantidad: primas de producción, asistencia, puntualidad, horas extraordinarias, horas complementarias, prolongación de jornada, etc.
• Pagas extraordinarias, de beneficios, etc.

De acuerdo con la legislación laboral el salario pagado en especie no puede superar el 30% de las percepciones salariales del trabajador.

CONTABILIZACIÓN

Esta cuenta se cargará por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas en los siguientes casos:

­Pago en efectivo

Por el pago en efectivo, con abono a cuentas del subgrupo 57.

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	640	Sueldos y salarios	Nómina del mes	xxx
x	xxx	572	Bancos c/c	Nómina del mes		xxx
X	xxx	…		……………………		xxx

Devengadas y no pagadas

­Por las devengadas y no pagadas, con abono a la cuenta 465 (Remuneraciones pendientes de pago):

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	640	Sueldos y salarios	Nómina del mes	xxx
x	xxx	572	Bancos c/c (por los importes pagados)	Nómina del mes		xxx
X	xxx	465	Remuneraciones pendientes de pago	Nómina del mes		xxx

Compensación de deudas

Por compensación de deudas pendientes, con abono a las cuentas 254, 460 y 544 según proceda.

Los importes que los trabajadores deben a la empresa aparecen reflejados en las cuentas:

(460) Anticipos de remuneraciones.

(544) Créditos a corto plazo al personal.

(254) Créditos a largo plazo al personal.

En la medida en que estos importes sean descontados de sus nóminas, contabilizaremos:

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	640	Sueldos y salarios	Nómina del mes	xxx
x	xxx	460	Anticipos de remuneraciones	Nómina del mes		xxx
x	xxx	544	Crédito a corto plazo al personal	Nómina del mes		xxx
x	xxx	254	Crédito a largo plazo al personal	Nómina del mes		xxx
			………………………….	………………..		….

En el recibo de salarios se reflejan, dentro de las deducciones, en los apartados «Anticipos » y «Otras deducciones».

­

Retenciones y cuotas Seguridad Social

Por las retenciones de tributos y cuotas de la Seguridad Social a cargo del personal, con abono a cuentas del subgrupo 47. 

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	640	Sueldos y salarios	Nómina del mes	xxx
x	xxx	476	Organismos de la seguridad social acreedores	Nómina del mes		xxx
x	xxx	4751	H.P. acreedora por retenciones practicadas	Nómina del mes		xxx
…	….	…	…………………………..	………………….		…..

 

Para cumplir con los principios del registro, del devengo y de correlación de ingresos y gastos, es necesario contabilizar, dentro del ejercicio en que se devenguen, las primas por productividad o conceptos análogos; aunque su importe no vaya a ser reflejado en las nóminas del ejercicio, sino en las del siguiente.

Debe procederse del mismo modo al contabilizar las pagas extraordinarias que, de acuerdo con la reglamentación que les sea aplicable, resulten devengadas total o parcialmente en el ejercicio; aunque su pago, y la correspondiente emisión del recibo de salarios se haya de efectuar en el posterior.

El procedimiento de contabilización es el que estamos señalando en este apartado.

El reconocimiento de la obligación de pago con Hacienda, en relación a la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que en su caso deba practicarse, se realizará cuando nazca esa obligación de retener, es decir, en el momento en que se satisfagan las cantidades devengadas y debidas al trabajador.

La contabilización del gasto en concepto de Seguridad Social y del reconocimiento de la obligación de pago con los organismos de la Seguridad Social se hará de la forma habitual, sin que la existencia de pagas aplazadas tenga ninguna incidencia; debido a que en el cálculo de la base de cotización mensual ya han sido prorrateadas la totalidad de las pagas que se devengan en el ejercicio, aunque su pago haya de realizarse en el posterior.

 

Suponiendo que al día 31 de diciembre del año N ya se hayan devengado 5/8 de una paga extra de 1200 €Con fecha del día 31 de diciembre del año N, contabilizaremos: Nº FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER x 31-12-N 640 Sueldos y salarios Devengo paga extraordinaria 750 x 31-12-N 465 Remuneraciones pendientes de pago Devengo paga extraordinaria 750 En el año N+1 cuando se liquide la totalidad de la paga. Suponemos unas retenciones practicadas al trabajador de 240 euros: Nº FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER x N+1 640 Sueldos y salarios Liquidación paga extraordinaria 450 x N+1 465 Remuneraciones pendientes de pago Liquidación paga extraordinaria 750 x N+1 572 Bancos c/c Liquidación paga extraordinaria 960 X N+1 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas Liquidación paga extraordinaria 240

COMISIONISTAS

No se incluye dentro del concepto de personal a los llamados agentes comerciales, comisionistas o representantes, cuando asuman el riesgo y ventura de las operaciones mercantiles en las que intervengan por cuenta de la empresa; ni cuando sean autónomos para el desempeño de dicha actividad.

En este caso, es decir, cuando no están unidos con la empresa por medio de una relación laboral especial o no, los importes que se devenguen a su favor se contabilizarán dentro de la cuenta 623 Servicios de profesionales independientes.  En el caso de que estén unidos con la empresa por medio de una relación laboral especial o no, sus retribuciones se contabilizarán como las de cualquier otro trabajador.

641. Indemnizaciones

Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

Entendemos que esta cuenta también incluye:

1. Indemnizaciones o suplidos por gastos relacionados con el trabajo, siempre que tengan carácter indemnizatorio, es decir compensatorio de un gasto efectuado o de una pérdida patrimonial de carácter material o inmaterial, tales como: quebranto de moneda, desgaste de herramientas, prendas de trabajo, gastos de locomoción, dietas de viaje, plus de distancia, plus de transporte, gastos de contrato, etc.

2. Indemnizaciones por traslado y por suspensión del contrato.

Se cargará por el importe de las indemnizaciones, con abono a cuentas de los subgrupos 46, 47 o 57.

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	xxx	641	Indemnizaciones	Pago indemnización	xxx
x	xxx	57..	Caja o Bancos c/c	Pago indemnización		xxx
x	xxx	4751	H.P. acreedora por retenciones practicadas	En caso de que, por sobrepasar los importes establecidos por legislación, tuviese carácter de renta y según el tipo de retención al que en su caso, estuviese sujeto)		xxx
x	xxx	465	Remuneraciones pendientes de pago	Por lo dejado a deber		xxx

Normalmente, los abonos aquí reflejados se contabilizarán conjuntamente con los del resto de las nóminas.

642. Seguridad Social a cargo de la empresa

Cuotas de la empresa a favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que éstos realizan.

Se cargará por las cuotas devengadas, con abono a la cuenta 476.

Nº	FECHA	CUENTA		CONCEPTO	IMPORTES
		CÓDIGO	TÍTULO		DEBE	HABER
x	30-xx-N	642	Seguridad social a cargo de la empresa	Cuota patronal de la Seguridad Social	xxx
x	30-xx-N	476	Organismos de la seguridad social acreedores	Cuota patronal de la Seguridad Social		xxx

 

El procedimiento más corto que tiene el contable para obtener el importe del gasto correspondiente a la «Seguridad Social a cargo de la empresa» es de carácter indirecto, y consiste en sumar, al importe resultante final del boletín de cotización (modelo TC-1), los pagos delegados efectuados por la empresa a los trabajadores por cuenta de la Seguridad Social y restar las retenciones que, a cuenta de la Seguridad Social, se hayan hecho a los trabajadores.

En una próxima entrada del blog se realizará un desarrollo práctico de contabilización de una nómina. Como complemento de la entrada podéis descargar una sencilla hoja de cálculo excel que permitirá calcular la nómina de un trabajador teniendo implementadas las bases, tipos de cotización y difrentes categorías y grupos (para el año 2014).

MODELO DE NÓMINA EXCEL

Enlaces de interés:

Bases y tipos de cotización 2014: bases y tipos para el cálculo de las nóminas

Cálculo del tipo de retención 2014: programa de la Agencia tributaria con el que podéis calcular el tipo de retención que corresponde aplicar en la nómina de un trabajador en función de sus circunsgancias familiares, personales y retribuciones brutas anuales.

Saludos cordiales y hasta la próxima entrega.

Luis Manuel Sánchez